Nouvelles règles de numérisation des cotisations sociales

Publié le 19/06/2019

Un arrêté du 23 mai 2019 fixe de nouvelles modalités de conservation sur support informatique des documents « papier » susceptibles d’être examinés lors d’un contrôle URSSAF. Il sera applicable à compter du 1er juillet 2019.

 

La loi de financement de la sécurité sociale pour 2019 a prévu que les cotisants des régimes général et agricole peuvent conserver sur support informatique les documents ou pièces établis ou reçus sur support papier et nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales, selon des modalités qui devaient être fixées par arrêté (c. séc. soc. art. L. 243-16, al. 2 ; c. rural art. L. 724-7-2 ; voir FH 3771, § 2-11). C'est désormais chose faîte.

L'arrêté du 23 mai 2019 prévoit ainsi que, à compter du 1er juillet 2019, le transfert des pièces justificatives et documents établis originairement sur support papier vers un support informatique, et leur archivage numérique, sont réalisés dans les conditions et garanties prévues pour la numérisation des factures en matière fiscale (CGI, LPF art. A. 102 B-2).

 

Rappelons que, depuis le 1er janvier 2019, les documents ou pièces nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations sociales doivent être conservés pendant au moins 6 ans à compter de la date à laquelle ils auront été établis ou reçus.

 

Principe : une reproduction à l'identique

La numérisation doit être réalisée dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. Le résultat de cette numérisation doit ainsi être la copie conforme à l'original en image et en contenu, y compris, le cas échéant, s’agissant des couleurs. Et les dispositifs de traitements sur l'image sont interdits.

En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s'opérer sans perte.

 

Norme technique de conservation

Afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données. Il doit en outre être assorti :

  • d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • d'une empreinte numérique ;
  • d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au RGS de niveau une étoile ;
  • ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

Chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

 

Règles d'archivage

L’archivage numérique peut être effectué par l'assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet.

Les opérations d'archivage numérique des documents établis à l’origine sur support papier doivent être définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des documents ainsi numérisés durant toute la durée de conservation.

 

Si la pièce justificative ou le document n'est pas numérisé selon les modalités prévues, le cotisant devra présenter l'original sous format papier.

À défaut, cette situation sera assimilée à une absence de documents ou de pièces justificatives nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales.

Rappelons que si, lors d'un contrôle, la personne contrôlée ne met pas à disposition les documents ou justificatifs nécessaires à la réalisation du contrôle, l'URSSAF peut opérer un redressement par taxation forfaitaire (c. séc. soc. art. R. 243-59-4).

 

Source : https://revuefiduciaire.grouperf.com/